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我们正处在这样的一个时代里:人们交换信息的手段和途径越来越多、信息传播的速度越来越快、信息的种类越来越多,信息的迷雾包裹着我们生活的全部。企业如果想在这团信息迷雾中生存,就要一个机制来处理信息,经过长时间在实践中摸索,一些先驱者开始构建一种叫做管理信息系统(MIS)的东西来作为企业运作的基础平台,取得了相当好的效果,慢慢的,管理信息系统开始流行,逐渐成为信息化时代里企业生存的基本要素。如今,各行各业都在建设自己的管理信息系统,力求通过这种努力来完善企业运作,获取更多收益,在建设管理信息系统的大潮里,常常可以听到这样的声音:如果给我们的系统加上这个功能就更好了!的确,优秀的企业时时刻刻都在追求"更优"的结果,但是对于信息化来做,这种"更优"真是我们要的吗?

笔者举一个案例来说明,C公司是北京一家中型的文化传播公司,公司有一些职业的经纪人,这些经纪人实际上是公司的股东之一,每个经纪人可能与公司旗下多个艺人签有合约,同时,C公司也配备有一些企划宣传人员。由于近年来文化产业的发展,C公司的业务量不小,遍及全国各地,公司常常派出由一名经纪人带领多名艺人,加上若干企划宣传人员组成的小团队到各地演出,这给人员管理、财务管理、服装道具管理等管理活动带来了相当的压力,实际上也出现了不少问题。C公司为了改变管理乏力的情况,决定在公司总部组建专门的协调管理部门,并建设一个管理信息系统,把这些复杂的演出活动管理都并入信息化的轨道。C公司上上下下都很重视这个系统的建设,参与热情很高,管理层和基层员工都提出相当多建议,公司也派出了专门人员来配合软件公司人员进行工作,很快,系统规划人员就提交了一份《C公司管理信息系统规划书》,C公司管理层看完很满意,这时候,有人提出:如果有一个视频电话会议的功能就更好了,这样不管经纪人、艺人或者其他员工在任何地方演出,只要通过视频电话功能,都能参与公司会议,不受空间的限制,而且,这样"很酷"。软件公司的专业人员也认为这个功能很不错,于是,在系统规划书中加上了视频会议,并在之后开发中投入相当大的资源来实现这一功能,软件公司相信,这个视频功能做得很优秀。经过半年的运作,C公司的管理信息系统收到了很好的效果,但是也出现了一些问题,在系统规划人员收到的反馈中,对视频会议这个功能的抱怨颇多,管理层发现自己更习惯通过面对面的会议来决定公司下一步的走向,员工则干脆不用这个功能,都用电话解决,结果就是视频电话会议功能变成了鸡肋。后来在C公司管理信息系统的改进中,这个本来被寄予厚望的功能被取消了。

"必需"(must)与"更优"(better)是两个不同的概念,一个优秀的管理信息系统应该是最适合用户,费效比最好的,当追求"更优"变成"锦上添花"时,就很有可能稀释费效比,造成浪费。现实中还有很多类似的事情,例如在本来只是作为内部文件传输平台的局域网使用多台价格昂贵的高级服务器、只需要很少互联网带宽却使用的是千兆独享的光缆传输、只作为普通文字处理的终端却使用了高性能的显卡、本来通过短期技术培训就能就能胜任的岗位却要求博士学历等等。

如何在对企业进行信息化改造的时候避免这种"锦上添花"的尴尬?
首先,要明白专业眼光并不等于用户需要。专业人士在长期的实践中,总结出很多有价值的经验,他们知道如何能将事情做得更好,专业眼光更有参考价值,专业人士的话权重更高是必要的。但是这可能存在消极的一面,专业眼光总是与众不同的,如果管理信息系统的主要使用者是那些"不专业"人士,那么基于"专业眼光"做出来的信息化产品就会与"不专业"人士产生错位,提高了系统与使用者之间的磨合成本,这时候就管理信息系统像是一把结构精巧,功能复杂的瑞士军刀,而用户其实只是需要一支牙签而已。瑞士军刀功能更好,而且以后很可能会用到其它功能,但是在此刻,军刀真的很尴尬。

接着,要明白"用户永远是对的"。普通的用户可能会有很多极其没有效率的习惯,也会有很多稀奇古怪,甚至顽固的想法,比如"这个按钮为什么在这里,而不是在那里?"、"这里为什么是蓝色,不是红色?"、"这个声音为什么是'嘀嘀嘀',不是'嘟嘟嘟'?"……面对这么多的疑问,只有一个概念是最重要的,要尊重最终用户的使用习惯,他们才是信息化最前沿的人,他们永远是对的。在中国,经常能听到这样一句话"宁可人等设备,也不能让设备等人!",如果企业发现员工暂时还不能适应规划中的信息化高度时,一定要放缓信息化的脚本,先进行人员培训,哪怕在这个时候,信息化有很多"更优"的功能或是方式可以运用到企业中。

最后,信息化不是一蹴而就的,它是一个人员与机制共同发展的过程,也是一个相互适合的过程,今天看来还非常超前的功能,在明天也许就是落伍。这要求企业在信息化道路上随时审视自己,审视对手,不但要破除"更优"的迷局,还要做到"人无我有、人有我优、人优我变。"

竞争的巨大压力迫使企业用各种办法强化自身能力,精神高度紧张,即使在这时候,也要保持清醒,时常问一问自己,在信息化的道路上,我们所做的,是"雪中送炭"?还是"锦上添花"?

企业信息化让电子文档成为企业智慧财产的主要载体,信息化程度越高,企业产生的电子文档就会越多。能否管理好企业文档并充分挖掘企业智慧财产的价值,是企业信息化程度的重要考察指标。

传统上,企业文档无论保存在什么地方,都呈现出一个树状的结构,通过不同的分类,可以把企业文档保存在相关目录中,因此,可能会出现多级子目录的情况,虽然在理论上可以同从根目录开始,通过一条也许很长的路径(例如A电脑D盘C目录下的B子目录下的E文件),直到找到文档。在效率至上的竞争社会里,是不允许这样的,于是人们采用了搜索的办法来解决这一问题,将树状的文档结构扁平化,这同样也产生了一个问题,那就是准确性,这个问题就需要设计合适的排序机制来解决。实际上,排序在人机交互上是一个值得考虑的细节,一个合适的排序机制可以是企业文档更加有序,具有更好的可读性,提高文档管理工作的效率。

要理解企业文档排序机制,首先要对企业文档的基本构成进行分析。一般说来,企业文档由 文字、照片、图纸、表格、音频、视频 等等元素构成,类型相当复杂,电子文档的多样性给文档管理带来很大不便。大型企业一般会针对本企业的业务进行分析,动用天文数字的人力物力财力,建立起一整套完善的文档管理机制,而对于中小型企业来说,投入大量资源开发自己的文档管理机制是没有必要的,大都会采取如下几种方式:

一、 Email方式。通常是将文档保存在邮件附件中,这种方式在中小企业中很常见,它有自己先天的优势,那就是传播速度快,利用已有的成熟邮件系统及邮件客户端(如outlook、foxmail、thunderbird等),可以对企业文档进行归档和分发,这种方式,基本上是通过时间排序来管理企业文档的。缺点显而易见,如果采取自己搭建企业邮局的方式,一则企业邮局软件花费很高,二则受网速的影响很大;如果采用大网站提供的服务,除要考虑网速影响文档管理外,还要考虑邮件附件大小限制对企业文档保存的不利因素。更重要的是这些文档是分散保存在不同的邮箱之中,很难能适应一个企业文档可能出现多个版本的情况以及其他不可预料的情况。

二、文件共享服务器。在文件服务器中对文件进行分门别类存放,通过文件共享对文档进行管理,有比较简单的搜索功能,仍然很难对企业文档进行挖掘和再利用,这种方式基本上就是分类排序和时间排序的结合体。

三、专业文档管理软件。一些比较大的软件开发商,如IBM、用友、金蝶等,为中小企业提供了许多解决方案,开发出了许多专业文档管理软件,但是考虑到软件成本和培训成本,更多的企业采用SVN版本控制工具来管理文档,尤其是高科技企业。这种方式比较先进,能够很好控制文档的来源、流向、时间等等,只是技术门槛比较高、专业性较强、相关软件也比较复杂。这是一种混合型的排序管理。

在企业文档管理中采取的任何排序方式,都来自于对文档基本属性的定义。不管企业文档的表现形式是什么样的,都不会改变其基本属性:

一、time。基于文档的生命周期,产生了时间排序 ,根据企业目标的不同,文档的生命周期会有一些细微的变化,这里举软件开发文档的例子来说明。一个软件开发文档常常是这样的情况,先形成一个初稿,结果多次修改后,成为了开发文档,这时候文档就被锁定不再修改了,在开发过程中,又发现了新的问题,需要解锁文档进行修改,直到产品最终上市,开发文档终结,进入文档数据库存档保存。这样就基本确定了文档的时间点类型。
1、创建时间;
2、修改时间;
3、锁定时间;
4、解锁时间;
5、终结时间 ;
在查找文档的时候,这些时间点就成为了搜索的具体参数,由于时间的一维性,通常就是升序或者降序排列。

二、 location。基于文档的存放位置,产生了分类排序。 这里的位置绝不仅仅是指电子文档在存储设备中的存放路径,也包括了存储设备的物理位置,还有根据内容相关性确定的文档所属分类等等。例如, 企业的市场、行政、产品开发、服务支持、工程等部门,都存在着大量的文档资料 ,这就是一种天然的分类,属于某一个部门的文档在不指定特殊排序方式的时候视为是无序存放了,这种无序本身就是一直排序。

三、role。基于角色,产生了等级排序,与对文档的操作相关 ,如果只保存文档而不进行其他操作,就不能挖掘出企业文档的价值,但是操作也是有风险的,如果出现操作失误,同样有可能使文档价值受损。

1、文档安全等级 。企业文档通常包括了很多敏感资料,需要针对不同的人设定不同的保密等级来管理,这就产生了安全等级排序 ;
2、文档的重要程度,如 分为 核心文档、补充文档 ,并据此进行排序 。重要程度与安全等级并不直接相关,例如一家运作开源项目的软件企业,软件开发文档相当重要,但是并不保密,全部公开,也就是安全等级不高,而员工的薪酬表,重要程度甚至不如开发文档,但是保密,也就是安全等级高。

四、keywords。这里引入“ keywords ”这个 词来称呼 文档的 所有 特殊属性, 想设计新颖有效的排序机制,就需要定义很多有意思的特殊属性,通过这个keywod来排序文档,达到最优的效果。例如定义一个文档阅读次数的属性,就可以用次数排序来找到最受关注文档,以此作为文档重要性的关键参数,也可以定义一个文档搜索次数的属性,以此排序来找出用户最需要的文档等等,显然,这样的排序更有助于企业文档价值的挖掘,keywords是企业信息化因此创新的主要着力点之一。

企业在运作过程中,会产生各种各样的数据,这些数据通常以电子文件的方式保存在企业服务器上,能够反映企业运行各个层面的真实情况,因此,企业管理者越来越重视企业数据的安全问题。
一般来说,保护企业数据安全是从这样几个方面入手:一是保障数据不被损毁,包括由数据存储器物理损坏造成的硬性损毁和由软件故障或人为失误等造成的软性损毁,这实际上是一个数据有和无的问题;二是防止数据泄露,包括由外而内(通常由入侵造成)无授权的信息访问和由内而外,企业数据的非正常外流,这实际上是一个敌与我的问题;三是确保企业数据的实际价值,包括数据的真实性、及时性、针对性等等,这实际上是一个对与错的问题。
前两个方面由于多年来一直被各界强调,已经成为企业信息安全首要考虑的问题。随着近年来企业对自身数据处理及挖掘的能力不断提高,使企业的信息管理者们把更多目光投到保证企业数据实际价值的领域中来。

企业数据实际价值影响企业数据安全
企业投入大量资源,对企业数据进行分析,将分析的结果作为企业决策的主要参考依据,而不真实、不及时、不满足决策需要的数据可以视为企业数据中的“假冒伪劣”产品,属于不安全数据,基于这样的数据得出的结论,很难保证正确性。对一家企业而言,错误的信息无异于致命的毒药。在现实情况中,企业数据里必然存在一些不安全数据,要确保数据分析的正确性,就要把不安全数据占全部数据的比例减少到可接受的范围里,最大限度降低不安全数据对企业数据价值的稀释作用。

二、不安全数据产生的原因
根据不安全数据在企业数据分析中的影响,可以分为两种类型:
错误数据。这是一部分与真实情况不符合的数据,产生的原因主要有数据源错误、采集方式错误、输入错误、存储错误、输出错误等等。
垃圾数据。这部分数据虽然符合真实情况,但是不能满足分析的需要,产生的原因主要有数据兼容性差、采集不及时、数据冗余等等。如果在分析数据时提出了新的需求,这部分数据有可能“变废为宝”,为企业服务。

消除不安全数据的方法
不安全数据产生的原因很多,但是企业数据处理的过程基本是一致的,可以表述为这样的顺序:产生、选择、采集、输入、存储、分析、输出。从这个过程看,保证信息在过程中的准确快速流动,是消除不安全数据的关键,这就要求企业数据必须规范化。

数据规范化主要包括以下几个方面:
1、数据元素标准化
数据元素是数据处理的最小单位,数据元素标准化是数据规范化的基础。这里需要在企业数据库建立之前对数据进行分解,例如,企业要建立一个产品销售数据库,将这个数据库分解,就可以得到一个客户数据表;将客户数据表分解,就得到客户名称、性别、电话、地区、所属企业、职位、信用评级等等基本元素,这些元素就是构建起企业数据库的基础。
数据元素标准化需要一个规范说明表,用来规定数据元素的命名方式,规定其内涵及外延,阐述数据元素的作用及表现方式等等。规范说明表就是企业数据的“职位说明书”,能够减少数据元素的种类,降低企业数据的复杂性和出错概率。
2、数据库结构标准化
如果说数据元素是货物,那么数据库就是存储货物的柜子,而数据库结构标准化就是定义数据库,个柜子里抽屉的布局。数据库结构直接影响到企业数据的权限管理、数据库的兼容性与性能、数据管理及再挖掘的便利性等等。
数据库结构的标准化带来的直接好处就是企业数据库性能提高,增强数据库的可靠性,减少出错时间,这样就极大减少了冗余数据。;另一方面,结构良好的数据库兼容性好,容易迁移和升级,在改造数据库或关联其他数据库时的优势尤为明显。
3、数据存储标准化。
在企业数据电子化趋势加快的今天,企业数据存储除要求分类标准化外,还具有了一些新的要求:
编码标准化。电子数据信息都用一定的编码格式保存,常见的有GB2312、UTF-8、BIG5、ISO-8859-1等等,在实际的使用中,可以根据企业数据的阅读对象决定使用编码。例如,如果企业数据的阅读者有中文用户、英文用户、日文用户还有其他语言用户时,推荐使用UTF-8,该编码在各种操作系统中都可以正常显示;如果数据阅读者只有中文用户,可以采用GB2312,降低数据的存储空间。
存储格式标准化。企业数据的电子信息一般有特定的软件产生,这些软件又具有自身特定的格式,如微软的Office系列产生的格式有doc、xls、ppt等等。由特定软件产生的电子文件要求阅读者安装有相应的软件,对于未安装该软件的用户是一种阅读障碍,使有用的信息变成了垃圾数据。因此,存储格式的标准化应尽量采用常见和费用较低的格式。
存储标准化还包括存储设备标准化、存储平台标准化等等,目的都是为了达到一处存储,到处可读的效果。
4、输入输出标准化
数据的输入输出标准化是为了保证数据的可读性,两者在一定程度上相似,需要遵循以下原则:
最简化原则,尽可能减少数据的输入输出量和步骤。
步步校验原则,在每一个步骤都加入校验过程,降低出错可能性,宝马汽车生产线就是步步校验原则的最好案例。
稳定原则,这里的稳定是指设备和人员。

[摘要]   
政务公开是廉政的要求,是建设社会主义民主政体、法制政体的必然选择。通过不同渠道、不同方式实施政务公开,才能完整覆盖社会生活各个层面,使尽可能多的人进入参政、议政、监督政府运行的行列中来,才能实现政府与民众的良性互动,构建起和谐社会。

[关键词]  政务公开 方式 信息化 传统形式

[正文]
政务公开是指行政主体向行政相对人和社会公开其行政行为。其内容涉及:行政法规和规范性文件;行政决定,包括行政处理、处罚、强制执行、裁决等各种决定;行政决定形成及执行过程;档案资料,包括行政机关掌握的不涉及国家秘密和私人秘密的一切情况。随着我国经济体制改革与政治体制改革的深化,政务公开成为实现公民知情权和参政权的途径之一,人们开始给予行政主体的行政行为更多的关注,由于社会背景、经济状况、受教育程度、知识结构、思维方式等各方面的不同,政务公开需要不同的方式来进行,才能超越受众人群的差异,实现其职能。

一、选择政务公开方式的原则

选择政务公开方式的基本原则是:依法公开、真实公正、注重实效、有利监督。这与政务公开的基本原则是一致的。具体而言,包括:
1、合法原则。无论是公开的内容还是公开的方式都必须依照相关的法律,选择时也要遵循相关法律,我国在立法这方面相对滞后,欧洲的瑞典在1776年制定了《新闻自由法》,首次从法律上确立了公众获取政府信息的权力,美国较为完善的政务公开法律体系则由三个法律构成:1966年制定的《信息自由法》、1976年制定的《阳光下的政府法》和1974年制定的《隐私权法》。在亚洲,韩国和日本也分别在1998年,2001年实施了相关的法律。我国已有的《保密法》、《档案法》更多是强调信息的保密,没有建立起完整的政务公开体制,也没有明确政务公开方式设计原则,这使得政务公开缺乏可操作性,方式设计也无法可依,同时,已有的公开方式实施细则不明确,造成公开程序缺失,使依照这些已有方式公开的政务信息难以让公众满意。
2、事实原则。公开的任何政务信息必须以事实为准,不能有任何猜测。政务信息不同于其他信息,政务信息的准确性直接影响行政主体的权威性;不以事实为基础的政务公开是对公众的欺瞒,有违民主政治和法制政治的精神,是对公众获知权利的侵犯,对参政权的藐视。
3、效率原则。要避免公开的信息出现时间上和内容上的滞后,使信息及时准确地传达给公众。根据信息的时效要求,要选择不同的公开方式,一般来说,时效性强的信息使用承载信息量小的方式,以保证传播的迅速,而承载信息量大的方式一般用于时效性要求不高的信息,比如总括性质的信息。不同的受众群体需要不同的信息,因此方式也有所不同,要避免出现因为方式选择不当出现公开信息与公众所需信息的错位,才有利于公众对行政主体行政行为的监督。
4、便利原则。政务公开信息的载体应是社会普遍接纳,同时也保持多样性,降低获取门槛;获取渠道便利通畅,不需要花费不应有的物质成本和时间;公开形式喜闻乐见,贴近普通百姓生活;表达通俗准确,不能晦涩难懂,方便各受教育阶段公众理解接受;公开方式的过程应尽量简单,实施方便;信息从行政主体到达公众的中间环节少,有利于公众与行政主体互动。
5、成本原则。选择政务公开方式时要充分考虑信息载体成本,作为义务人的行政主体以尽可能少的成本为作为权利人的公众提供尽可能多的信息资源,较高的获取成本会损伤公众的积极性,不利于政务公开的长期开展,也会消耗社会财富,减少其他公共产品的供应,最终降低社会成员的生活水平。

二、传统政务公开方式

传统的政务公开方式为各行政主体常用,并已取得一定成效,相对成熟,可操作性强,是政务公开的重要组成部分。
l、通过广播电视等大众传媒公开政务。这种方式的主要特点是范围广、速度快、时效性强,公众获取信息便利,由于所需要的设备相当普及,发布成本和获取成本都低。政务新闻是通过这个方式传播的主要内容,各档新闻栏目都能让人们获得很多公开的政务信息,尤其是收视率较高的中央电视台新闻。
在政务公开的条件下,影响如此广泛的公开方式需要提高政务新闻的发布能力,创新新闻报道方式,把握好正确的舆论导向。公开政务信息应该寻找合适的报道点,重心放在阐明行政主体的行政行为与公众的关系,找到政务行为同公共利益的切合处,增强报道的服务性和准确性,同时注意尺度,片面追求轰动效应而将个别问题炒作为整体问题,局部问题扩大全局问题都是损害传媒可信度的;党和国家的重大决策等关系国计民生的大事件则应重点报道传播,引导公众关注。还应注意的是,以新闻形式公开的政务信息必须准确,这与通过大众传媒公开政务这一方式的权威性相关,猜测性的报道会误导舆论,应该消除。
2、通过报刊书籍等平面出版物公开。如通过报纸、期刊、年鉴等出版物,定期公开政务信息。这种方式的主要特点是公开内容广泛,信息量大,比较正规,容易保存,获取的渠道也很多,但同时也存在公开实际范围较广播电视小,时效性较广播电视差,年鉴类出版物实际阅读人数少等缺点。因此,应尽量扩大这些平面出版物的传播范围,不能仅仅局限在地方政府或少数机关内,也要提高出版物的可读性易读性,建设完善的发行传播体系,培养善沟通,会报道的高素质记者队伍。
3、通过文件、通报、简报等方式公开。这种方式的主要特点是内容集中专一,针对性强,公开范围可根据实际需要来自由变化,多见于机关内部,存在公开范围不大,时效性不够强的问题。这种方式是将通过后的行政法规、规章和作为行政管理依据的规范性文件予以刊发,由政府提供资金交付印刷,免费供给公众阅读。政府公报是其中比较特殊的一种,是专门登载政策政令的政府出版物,具有很强的政策性和权威性,《中华人民共和国立法法》以立法的形式,赋予了政府公报传达政令的职能,明确了其发布的规章和规范性文件作为标准文本的法律效力,奠定了政府公报作为政府发布规章主渠道的法律地位。政府公报自身的优势确保了其能在政务公开中成为主渠道之一。设立政务公开栏、公共信息亭和公共阅览室也是效果很好的方式。
4、通过会议等方式来公开。如通过任命政府发言人,定期召开政府新闻发布会发布政务信息,并积极探索通过社会公示、听证和专家咨询、论证以及邀请公民旁听政府有关会议、媒体直播等方式,对行政决策的过程和结果予以公开。如重要项目规划、重点工程开设、重大节庆活动方案以及涉及公民切身利益的重要事项决定之前,通过召开听证会的形式,给予公民参与并发表意见的机会,广泛听取公民以及专家、学者的意见。逐步将听证制度推广应用到行政立法和行政决策等领域。运用好这个方式的需要注意的是公开应在决策之前就进行,只公开结果实际是排斥了公众参与;社会中各种咨询机构也需要完善,发起咨询的行政主体需要掌握和合理运用相关的咨询方法;听证会的参与人需要科学的选择,能代表社会各个阶层的利益,特别是代表利益攸关方的参与人的选择,是决定听证会能否有效进行,政务公开是否真实的重要因素。
    5、其他方式的政务公开。政务公开实际是行政主体与公众之间的政务信息流,只要是能实现信息流顺利流动的方式都可以视为好的政务公开方式。现代通讯技术的发展给了政务公开良好的技术平台,上访、信访、设立领导信箱、领导热线电话、领导接待日等都是政务公开方式。各地方政府设立的统一行政大厅、政务服务中心和公开办事大厅,并在办公地点设立公告板、电子显示屏和触摸屏,放置办事指南,也是对政务公开方式的创新。

三、政务信息化与政务公开方式
1993年,国务院启动了以金桥、金关、金卡、金税工程为代表的12个国家级的专业信息系统建设。1999年,国务院办公室与国务院40多个部门共同倡议发起了政府上网工程。近年来,随着政务公开和政务信息化的发展,在数字化和网络化的平台上,中央政府与地方政府网上办公及政务信息化程度大大提高,政府逐步实施网上为民办事和交互式服务,并且初步建立了相关的法律法规体系,至此,我国真正开始进入政务信息化阶段。
不能否认的是,我国的电子政务仍然处于初级阶段,虽然中国政府网(www.gov.cn)已经建立,中央各部委的专属网站也相对完备,但是各级地方政府网站,尤其是市县以下基层政府网站建设仍然薄弱,不少网站都出现网站信息陈旧、更新缓慢、无用信息多等等不如人意的情况,被戏称为“古董网”;许多政府职员对电子政务知之甚少,甚至是办公自动化和电脑的基本操作都不甚熟悉,这些都成为我国政务公开相对薄弱的环节,需要对人员进行培训,并出台相应规范。
以计算机网络为基础,可以将政务公开的网络途径分为两种:面向系统内部人员的内部办公信息网和面向外部公众的公众信息网。
内部办公网由于只面向本系统人员,保密程度较高,是内部监督的手段之一,现在各级政府都在投入大量资源,建立办公网,形成纵向和横向的立体网络,使信息流在政府系统中迅速流动,在一定范围内实现了政务信息的公开。
政务公开信息化的关键是公众信息网的建设。由于互联网中信息交流的方式种类繁多,通过互联网公开政务信息的方式也是多种多样的。从互联网技术的发展来看,政务公开的方式也从C/S(客户机/服务器)模式向B/S(浏览器/服务器)模式演变,由此,也衍生出政府门户网站及电子邮件列表等方式,随着网络新概念的提出,方式也在不断革新。
公众信息网的架设有自己的特点。政府不是网络技术部门,没有必要配备大量专业的网络技术人员,通过政府采购,可以在降低购买品牌网络服务器价格的同时,获取完善的售后服务。网络服务器的选择也是以稳定为前提,不需要追求高配置,还要充分考虑危机处理,一般是将网络服务器托管在专业的机房内,有条件的可以使用多台异地放置,相互备份,在出现不可预知的事件,如地震、海啸、火灾时能保证政务数据的安全。服务器操作系统软件方面,从数据战略安全的角度出发,中央机关及其他枢纽的网络服务器应该采用开放源代码的操作系统,如linux,其他基层机构可以采用windonws操作系统,以降低维护成本。公众信息网与互联网的接口要有相当的数据吞吐量,保证数据流动顺畅。
通过政府门户网站发布信息是目前最流行的信息化政务公开方式。门户网站一般是基于一个CMS(内容管理系统)制作,放置于网络服务器上,公众可以访问该系统上的内容,获知政务信息。包括信息发布、业务介绍、反馈等等模块,有的网站还建有商务平台。内容管理系统一般使用网络编程语言编写,常见的有CGI、ASP、PHP、ASP.NET、JSP等,依托于IIS或者APACHE服务器软件等运行,将公布的信息运算成以HTML(超文本标识语言)描述的数据,通过HTTP等协议在网络中传播,最后在浏览器中以我们常见的网页形式出现在用户面前。一个设计成熟的CMS,通常是界面友好、操作简单、功能强大、通用性强,适合政府门户网站建设使用。
政府门户网站可以集成各种网络服务,其他方式的信息化政务公开方式也可以通过门户网站建立与公众的联系,如邮件列表服务、电子公告牌服务等,传统的公开方式也可以通过网络进行。如政务新闻可以制作多媒体视频文件在网站播放,报刊和公告等可以制作成电子版在网站发布,也可以通过邮件订阅的方式发送给需要这些信息的公众。
全民参与的理念正在网络形成,博客热就是一个体现,政务公开方式也赶上了这个浪潮,许多领导开通了自己的博客,公布了自己的电子邮箱,与网民在网络上交流,形成政务公开的新方式,这与热线电话等传统方式殊途同归。
信息化政务公开方式的优势是显而易见的。网络的特性使这种方式具有时效性强、成本低、信息量大、容易阅读和保存、可以使用多媒体丰富公开内容等等好处,是未来政务公开方式发展的方向。缺点是需要专门的设备及网络接入,互联网在我国远不如电视广播普及,电脑也不像电视能进入绝大部分家庭,受众群体较小。

四、展望
虽然网络为政务公开方式的设计开辟了新的领域,但从本质上看,信息化的政务公开方式与传统的公开方式是相同的,都是信息流以一种状态传播,区别只是行政主体将需要公开的政务信息以何种数据形式传播给公众。因此,传统的政务公开方式不会因为新的信息化、网络化方式出现而消亡,会长期共存,新的方式的出现拓宽了政务公开的途径,使政务信息更便捷的传播到公众中,保障公众的知情权和参政权。传统的公开方式经过多年的发展日臻成熟,积累了很多有益的经验,而新的公开方式还不成熟,面临各种问题,创新的方式不是只能依靠信息化,传统的方式只要把握住设计原则也可以实现创新。
方式会影响到政务公开的效果,决定效果的关键却在权利人和义务人的态度,政务公开应是建立在良性互动基础上的,目前我国的政务公开仍处于初级阶段,需要国家强制力的推广,政务公开方式也需要法律的规范,出台一部《信息公开法》是十分必要的,政务公开发展的目标是义务人自愿公开,权利人积极关注,这样才能形成长期的动力;政务公开方式的设计也才会与时俱进,把信息传播的最新技术结合进来,不断发展新形式,不断降低信息公开成本,培养公众知情参政的意识,使越来越多可公开的政务信息为公众所知,成为公众日常信息获取不可缺少的一部分。

 

 

 

 

 

 
参考资料:

1、聂辰席《公开与保密的平衡:美国政务公开立法及其对我国的启示》《北京行政学院学报》2005年第6期 68-71
2、张觉文《公民参与的发展与政务公开的制度局限》《天水师范学院学报》 2006年第一期 97-102
3、《江苏省国土资源厅政务公开暂行办法》《国土资源通讯》2006年6月号 15-16
4、《劳动和社会保障部政务公开办法》来源网络
5、倪霓,姜迪,马凯利《试论省级政府政务公开的政策创新》《许昌学院学报》2006年第1期 119-121
6、赵东喜《试论新形势下的政务公开机制》《河南职业技术师范学院学报》2004年12月 103-104
7、夏镇平 高抒宇《英国中央政府政务公开的主要做法和经验》 《中国行政管理》2006年第1期 91-95
8、肖培《在政务公开环境下实现对新闻传播的精确制导》《新闻与写作》2005年第1期 3-6
9、张庆广《与时俱进 开拓公报工作在政务公开中的新领域》《中国行政管理》2006年第1期 36-39
10、戴昌桥《政务公开与政务信息化》《湘潭师范学院学报》 2005年11月号 10-12
11、邓敏《政务信息公开过程中的现行文件开放利用形式探析》《档案园地》2006年第4期 8-12
12、中国行政管理学会政务公开课题组《中央政府政务公开研究报告》 《中国行政管理》2005年第11期 86-92

摘要:
人类社会的不断发展决定了组织本身是一个运动的整体,在运动中发展前进,无论以何种结构、何种形态出现,组织都有其运动的表现。这种组织的运动表现,就是组织行为。研究信息化对组织行为的影响,有助于使组织平滑完成信息化,提高组织效率,创造更高的社会价值。

关键词:信息化 组织行为 扁平化 组织文化

一、导言

科技的发展从来就没有像现在这样迅速,无论是否承认,我们的时代都已经进入新的发展阶段,信息技术融入社会生产力,形成人类迄今最先进的生产力――信息化生产力,它要求要有先进的生产关系和上层建筑与之相适应,已达到更高的效率,组织形态应这样要求发生改变,以信息技术重构的新型组织形态不断涌现,深刻改变着组织行为。
信息化作为组织重构的主要手段,是指发展以计算机为代表的智能化生产工具,并使之为社会生产力发展服务的过程及其结果。智能化生产工具不是分散孤立的东西,而是一个具有庞大规模的信息网络有机体系。这种网络性的生产工具改变了人们的生产、工作、学习、交往、思维各个方面,也使人类社会发生极其深刻的变化。

二、信息化使组织结构扁平化,影响组织行为

信息技术的应用,极大地拓展了组织采集信息、存储信息、传输信息和处理信息的能力,强势的信息能力,为管理者突破时间、空间的局限提供了技术基础。在传统的层级结构中,信息经过多个层级之间的传递,会产生失真,先进的信息技术使组织中人与人之间的信息传递变得更为简便快捷,上下级之间的层级距离变短,甚至信息可以跨层级传递,有效地减少了信息失真,同时使得管理人员可以与更多的下级交流,管理更多的下级,这样,组织中层级开始变少,每个层级中组织成员的人数开始变多,从整体上看,组织结构趋于扁平化,信息通道的不再是垂直型,而是在组织内部形成交织复杂的通路,因此信息化的组织结构又有了网络的特征。追求效率是组织的基本要求,信息化天生排斥了金字塔式多层级的组织结构,使作为组织网络节点的组织成员之间的关系发生了变化,组织整体的运动也发生了变化。
从组织成员的个体层面上看,组织成员发生了新的分化,部分适应新技术要求的成员利用信息的强势取得优势地位,这种优势地位不同于传统,并没有基于职务,即使成员并没有在组织中担任领导职务,也会在组织目标制定、组织运行、利益的划分等方面占得先机。信息系统的广泛应用,使组织成员的行为方式被约束,行为被引导,更好为组织目标服务,组织运动有序稳健,组织发展良好;信息系统对成员也可能带来负面的影响,任何组织结构的剧烈变动,都会损害到组织中的既得利益者,带来抵触。掌握信息技术的成员地位上升,就会有成员失去传统威势,这就是信息化组织中技术人员与行政人员的矛盾,这种矛盾有时甚至导致信息化项目的失败,使组织运动处于一种无序的状态,组织行为无目标也无准则,危及组织的生存与发展。
从群体层面上看,由于信息化所带来的变化表现有:
1、组织结构从形式上看较传统层级结构松散,组织成员同化可能性变弱,群体成员个性张扬,构成群体的个体差异较大。
2、正式群体与非正式群体的交叉性更强,由于信息技术赋予了人们更强的工作技能,使组织成员之间更多地以感情、兴趣、价值观、信息沟通等非工作性要素来组织工作性群体,使正式群体也体现了非正式群体的特征,它们之间的界限更加模糊,组织中领导者与非领导者的区别也不再像以前一样明显。
3、群体结构更加复杂,多个群体相互融合,构成组织。这种复杂化来源于成员个体差异的明显。
4、群体决策由于信息系统的辅助变得更科学,也更迅速。信息化的群体在信息收集、信息处理、信息发布等各方面都是较传统群体有优势的,而信息本身又是决策的基础。
5、信息系统与信息网络为虚拟团队等新兴群体模式的发展迅速。群体的形成在空间上的限制减弱消失,人们可以在全世界的范围内找到有共同目标的成员,组成群体,这种群体是开放性的,对成员的要求也仅限于群体的主题,成员之间的交流也以一种非传统的借助信息技术的方式进行。
信息化对群体的影响既可能是积极的,也可能是消极的。在信息化过程中,组织运行流程发生着改变,组织转型期会伴随着各种问题,群体之间也会有各种摩擦,信息化本身带来的组织的迅速改变也会影响到组织内部的群体,使群体变动加快,不稳定性变强,可能会带来群体的动荡,即群体不断分拆、重组、再分拆、再重组,而这种动荡是信息化组织的基本特征,融化在了信息化组织的灵魂中,所以,消极的因素也就时时存在。

三、信息化重构组织文化,影响组织行为

组织文化理论诞生于20 世纪80年代初期, 它由四部分构成, 即物质文化、行为文化、制度文化和精神文化。第一层是表层的物质文化; 第二层是浅层的行为文化; 第三层是中层的制度文化; 第四层是核心层的精神文化。其中精神文化是核心, 是组织文化的精髓所在①。信息化生产力对组织物质文化、行为文化的影响是面明显的,从制度文化层面上看,信息化组织的运行机制不同于传统组织,制度文化也带着信息化要求制度与生产力相适应的特征,从核心层面上看,信息化的组织精神文化是一种参与文化,类似于当前流行的以网络日志(BLOG)、网络社区 (SNS)为代表的所谓WEB2.0文化,信息技术赋予组织成员前所未有的参与权,组织结构的扁平化也加速了这种参与文化的形成。
在复杂多变的信息化组织中,竞争是激烈的,组织成员始终处于变动之中,要形成相对稳定的组织文化,成员与组织之间的心理契约就尤其重要,心理契约是存在于组织与成员之间的,被双方主观感知的内隐的一种价值期待,是组织文化的基石②。信息化改变这这种价值期待,成员从只为获取劳动报酬到参与意识增强,主动与组织互动,组织运行也进入了内部良性运动驱动组织实现目标的状态。

四、组织行为对信息化的反作用

信息要素由于其有别于传统资源的特殊性,导致信息技术对管理效能作用的不确定性。信息技术极大地改变了人们的行为方式,从而也带来了极大的效能不确定性 ③。信息化本身是依赖于组织行为的,并不能独立的运行,组织行为决定着组织信息化的成败,这就是组织行为对信息化的反作用。
人在信息化过程中是最活跃的因素。组织领导者是否具备了信息化意识和热情,能否正确表达自己的信息意图和信息需求,能否采用正确的组织方式与协调方式,如何处理信息过程中的利益重新分配等等组织行为方面的问题,是信息化在本组织能否实现的重要因素。组织成员对信息化的接受程度及成员本身的素质,还有成员对组织的态度都是组织运动中能影响本组织信息化的重要部分。组织中成员于群体的关系、群体间的相互关系、群体与组织的关系也都会对组织的信息化起到重要的作用。

注释:

① 组织文化浅析,许宗生,《集团经济研究》2006•2 上半月刊,总第191 期
② 基于心理契约视角的网络组织文化重构研究,聂清凯,上海财经大学国际工商管理学院,2004年国家自然科学基金项目
③ 信息化中的组织行为,陈建斌,联合大学商务学院,来自支点网

参考资料:

[1] 企业组织行为与员工心理契约管理,金利娟,安徽铜陵学院,《当代经济》,2005年第4期
[2] 心理契约在组织管理中的作用,张潇云,安徽理工大学硕博基金项目
[3] 组织文化的演进及其对企业绩效的影响,孙爱英、徐强、周玉泉,《运筹与管理》,2004年10月第5期
[4] 组织气氛与组织文化的研究脉络与异同,王庆燕、石金涛,中国软科学2005年第9期