企业信息化让电子文档成为企业智慧财产的主要载体,信息化程度越高,企业产生的电子文档就会越多。能否管理好企业文档并充分挖掘企业智慧财产的价值,是企业信息化程度的重要考察指标。

传统上,企业文档无论保存在什么地方,都呈现出一个树状的结构,通过不同的分类,可以把企业文档保存在相关目录中,因此,可能会出现多级子目录的情况,虽然在理论上可以同从根目录开始,通过一条也许很长的路径(例如A电脑D盘C目录下的B子目录下的E文件),直到找到文档。在效率至上的竞争社会里,是不允许这样的,于是人们采用了搜索的办法来解决这一问题,将树状的文档结构扁平化,这同样也产生了一个问题,那就是准确性,这个问题就需要设计合适的排序机制来解决。实际上,排序在人机交互上是一个值得考虑的细节,一个合适的排序机制可以是企业文档更加有序,具有更好的可读性,提高文档管理工作的效率。

要理解企业文档排序机制,首先要对企业文档的基本构成进行分析。一般说来,企业文档由 文字、照片、图纸、表格、音频、视频 等等元素构成,类型相当复杂,电子文档的多样性给文档管理带来很大不便。大型企业一般会针对本企业的业务进行分析,动用天文数字的人力物力财力,建立起一整套完善的文档管理机制,而对于中小型企业来说,投入大量资源开发自己的文档管理机制是没有必要的,大都会采取如下几种方式:

一、 Email方式。通常是将文档保存在邮件附件中,这种方式在中小企业中很常见,它有自己先天的优势,那就是传播速度快,利用已有的成熟邮件系统及邮件客户端(如outlook、foxmail、thunderbird等),可以对企业文档进行归档和分发,这种方式,基本上是通过时间排序来管理企业文档的。缺点显而易见,如果采取自己搭建企业邮局的方式,一则企业邮局软件花费很高,二则受网速的影响很大;如果采用大网站提供的服务,除要考虑网速影响文档管理外,还要考虑邮件附件大小限制对企业文档保存的不利因素。更重要的是这些文档是分散保存在不同的邮箱之中,很难能适应一个企业文档可能出现多个版本的情况以及其他不可预料的情况。

二、文件共享服务器。在文件服务器中对文件进行分门别类存放,通过文件共享对文档进行管理,有比较简单的搜索功能,仍然很难对企业文档进行挖掘和再利用,这种方式基本上就是分类排序和时间排序的结合体。

三、专业文档管理软件。一些比较大的软件开发商,如IBM、用友、金蝶等,为中小企业提供了许多解决方案,开发出了许多专业文档管理软件,但是考虑到软件成本和培训成本,更多的企业采用SVN版本控制工具来管理文档,尤其是高科技企业。这种方式比较先进,能够很好控制文档的来源、流向、时间等等,只是技术门槛比较高、专业性较强、相关软件也比较复杂。这是一种混合型的排序管理。

在企业文档管理中采取的任何排序方式,都来自于对文档基本属性的定义。不管企业文档的表现形式是什么样的,都不会改变其基本属性:

一、time。基于文档的生命周期,产生了时间排序 ,根据企业目标的不同,文档的生命周期会有一些细微的变化,这里举软件开发文档的例子来说明。一个软件开发文档常常是这样的情况,先形成一个初稿,结果多次修改后,成为了开发文档,这时候文档就被锁定不再修改了,在开发过程中,又发现了新的问题,需要解锁文档进行修改,直到产品最终上市,开发文档终结,进入文档数据库存档保存。这样就基本确定了文档的时间点类型。
1、创建时间;
2、修改时间;
3、锁定时间;
4、解锁时间;
5、终结时间 ;
在查找文档的时候,这些时间点就成为了搜索的具体参数,由于时间的一维性,通常就是升序或者降序排列。

二、 location。基于文档的存放位置,产生了分类排序。 这里的位置绝不仅仅是指电子文档在存储设备中的存放路径,也包括了存储设备的物理位置,还有根据内容相关性确定的文档所属分类等等。例如, 企业的市场、行政、产品开发、服务支持、工程等部门,都存在着大量的文档资料 ,这就是一种天然的分类,属于某一个部门的文档在不指定特殊排序方式的时候视为是无序存放了,这种无序本身就是一直排序。

三、role。基于角色,产生了等级排序,与对文档的操作相关 ,如果只保存文档而不进行其他操作,就不能挖掘出企业文档的价值,但是操作也是有风险的,如果出现操作失误,同样有可能使文档价值受损。

1、文档安全等级 。企业文档通常包括了很多敏感资料,需要针对不同的人设定不同的保密等级来管理,这就产生了安全等级排序 ;
2、文档的重要程度,如 分为 核心文档、补充文档 ,并据此进行排序 。重要程度与安全等级并不直接相关,例如一家运作开源项目的软件企业,软件开发文档相当重要,但是并不保密,全部公开,也就是安全等级不高,而员工的薪酬表,重要程度甚至不如开发文档,但是保密,也就是安全等级高。

四、keywords。这里引入“ keywords ”这个 词来称呼 文档的 所有 特殊属性, 想设计新颖有效的排序机制,就需要定义很多有意思的特殊属性,通过这个keywod来排序文档,达到最优的效果。例如定义一个文档阅读次数的属性,就可以用次数排序来找到最受关注文档,以此作为文档重要性的关键参数,也可以定义一个文档搜索次数的属性,以此排序来找出用户最需要的文档等等,显然,这样的排序更有助于企业文档价值的挖掘,keywords是企业信息化因此创新的主要着力点之一。

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