我们正处在这样的一个时代里:人们交换信息的手段和途径越来越多、信息传播的速度越来越快、信息的种类越来越多,信息的迷雾包裹着我们生活的全部。企业如果想在这团信息迷雾中生存,就要一个机制来处理信息,经过长时间在实践中摸索,一些先驱者开始构建一种叫做管理信息系统(MIS)的东西来作为企业运作的基础平台,取得了相当好的效果,慢慢的,管理信息系统开始流行,逐渐成为信息化时代里企业生存的基本要素。如今,各行各业都在建设自己的管理信息系统,力求通过这种努力来完善企业运作,获取更多收益,在建设管理信息系统的大潮里,常常可以听到这样的声音:如果给我们的系统加上这个功能就更好了!的确,优秀的企业时时刻刻都在追求"更优"的结果,但是对于信息化来做,这种"更优"真是我们要的吗?

笔者举一个案例来说明,C公司是北京一家中型的文化传播公司,公司有一些职业的经纪人,这些经纪人实际上是公司的股东之一,每个经纪人可能与公司旗下多个艺人签有合约,同时,C公司也配备有一些企划宣传人员。由于近年来文化产业的发展,C公司的业务量不小,遍及全国各地,公司常常派出由一名经纪人带领多名艺人,加上若干企划宣传人员组成的小团队到各地演出,这给人员管理、财务管理、服装道具管理等管理活动带来了相当的压力,实际上也出现了不少问题。C公司为了改变管理乏力的情况,决定在公司总部组建专门的协调管理部门,并建设一个管理信息系统,把这些复杂的演出活动管理都并入信息化的轨道。C公司上上下下都很重视这个系统的建设,参与热情很高,管理层和基层员工都提出相当多建议,公司也派出了专门人员来配合软件公司人员进行工作,很快,系统规划人员就提交了一份《C公司管理信息系统规划书》,C公司管理层看完很满意,这时候,有人提出:如果有一个视频电话会议的功能就更好了,这样不管经纪人、艺人或者其他员工在任何地方演出,只要通过视频电话功能,都能参与公司会议,不受空间的限制,而且,这样"很酷"。软件公司的专业人员也认为这个功能很不错,于是,在系统规划书中加上了视频会议,并在之后开发中投入相当大的资源来实现这一功能,软件公司相信,这个视频功能做得很优秀。经过半年的运作,C公司的管理信息系统收到了很好的效果,但是也出现了一些问题,在系统规划人员收到的反馈中,对视频会议这个功能的抱怨颇多,管理层发现自己更习惯通过面对面的会议来决定公司下一步的走向,员工则干脆不用这个功能,都用电话解决,结果就是视频电话会议功能变成了鸡肋。后来在C公司管理信息系统的改进中,这个本来被寄予厚望的功能被取消了。

"必需"(must)与"更优"(better)是两个不同的概念,一个优秀的管理信息系统应该是最适合用户,费效比最好的,当追求"更优"变成"锦上添花"时,就很有可能稀释费效比,造成浪费。现实中还有很多类似的事情,例如在本来只是作为内部文件传输平台的局域网使用多台价格昂贵的高级服务器、只需要很少互联网带宽却使用的是千兆独享的光缆传输、只作为普通文字处理的终端却使用了高性能的显卡、本来通过短期技术培训就能就能胜任的岗位却要求博士学历等等。

如何在对企业进行信息化改造的时候避免这种"锦上添花"的尴尬?
首先,要明白专业眼光并不等于用户需要。专业人士在长期的实践中,总结出很多有价值的经验,他们知道如何能将事情做得更好,专业眼光更有参考价值,专业人士的话权重更高是必要的。但是这可能存在消极的一面,专业眼光总是与众不同的,如果管理信息系统的主要使用者是那些"不专业"人士,那么基于"专业眼光"做出来的信息化产品就会与"不专业"人士产生错位,提高了系统与使用者之间的磨合成本,这时候就管理信息系统像是一把结构精巧,功能复杂的瑞士军刀,而用户其实只是需要一支牙签而已。瑞士军刀功能更好,而且以后很可能会用到其它功能,但是在此刻,军刀真的很尴尬。

接着,要明白"用户永远是对的"。普通的用户可能会有很多极其没有效率的习惯,也会有很多稀奇古怪,甚至顽固的想法,比如"这个按钮为什么在这里,而不是在那里?"、"这里为什么是蓝色,不是红色?"、"这个声音为什么是'嘀嘀嘀',不是'嘟嘟嘟'?"……面对这么多的疑问,只有一个概念是最重要的,要尊重最终用户的使用习惯,他们才是信息化最前沿的人,他们永远是对的。在中国,经常能听到这样一句话"宁可人等设备,也不能让设备等人!",如果企业发现员工暂时还不能适应规划中的信息化高度时,一定要放缓信息化的脚本,先进行人员培训,哪怕在这个时候,信息化有很多"更优"的功能或是方式可以运用到企业中。

最后,信息化不是一蹴而就的,它是一个人员与机制共同发展的过程,也是一个相互适合的过程,今天看来还非常超前的功能,在明天也许就是落伍。这要求企业在信息化道路上随时审视自己,审视对手,不但要破除"更优"的迷局,还要做到"人无我有、人有我优、人优我变。"

竞争的巨大压力迫使企业用各种办法强化自身能力,精神高度紧张,即使在这时候,也要保持清醒,时常问一问自己,在信息化的道路上,我们所做的,是"雪中送炭"?还是"锦上添花"?

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